Criação de Editais e especificação para aplicações de ECM, Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Workflow (8 horas)

Permitir aos participantes uma visão geral de como montar um edital, baseado na Lei 8.666, que possa contemplar de modo adequado e aderente a organização, uma solução de ECM, GED e Workflow.

Este consiste num dos maiores obstáculos iniciais para implantação de tais soluções, levando a:

• Atraso muito grande para montagem do edital por falta de referencial confiável;

• Dificuldade muito grande de acertar com as áreas que tecnologias de fato precisam hoje e necessidades futuras, para criar soluções duradouras;

• Não haver uma clara definição do que se pode ou não exigir em termos de requisitos;

• Dificuldade em seleção de ferramentas com robustez, funcionalidade, configurabilidade, suporte e arquitetura adequados, pois a princípio as soluções parecem similares, embora exista enormes diferenças entre as mesmas;

• Mistura de conceitos levando aos usuários não saber exatamente o que exigir;

• Editais serem cancelados por não haver soluções que contemplem os requisitos desejados;

• As ferramentas selecionadas não suportar novos desafios;

• Não possuir escalabilidade, levando a precisar adquirir outras soluções no futuro ou mesmo troca de solução;

• Apesar de características comuns de seleção serem expostas em editais (fornecedor reconhecido, recomendação de analistas de mercado, conformidade com padrões internos da área de tecnologia/sistemas, características / funcionalidades, escalabilidade / métricas de performance, referências relevantes, custo do software), características fundamentais (como integração das funcionalidades, configurabilidade das funcionalidades, aderência a padrões abertos, processo de upgrade / modularidade, usabilidade da solução, serviço ao cliente) não são exigidas ou avaliadas em editais comuns, levando as falhas conhecidas de implantação de tais soluções.

 Neste curso será oferecido:

• Conceitos básicos a compreensão das tecnologias sob o ponto de vista de especificação;

• Lista inicial com mais de 400 funcionalidades / requisitos para que se possa selecionar os adequados ao projeto;

• Dicas práticas de seleção;

• Recomendações de ponderação dos requisitos;

• Exemplos de modo de preenchimento de matriz de requisitos;

• Exemplos de editais já ocorridos e comentados;

• Comentários de falhas ocorridas em editais anteriores e como prevenir algumas delas;

• Comentários sobre como categorizar as diversas categorias de requisitos;

• Arquivos eletrônicos para servir de base a montagem do edital de sua organização.

Módulo 01-Fundamentos

• Conceitos de Content Management

• Tecnologias associadas

• Gerenciamento Eletrônico de Documentos

  • Document Imaging

  • Document Management

  • COLD/ERM

  • Forms Processing

  • Formulários Eletrônicos

  • Image Enable

  • Integração com eMail

  • Captura automática de fax

  • Captura por impressora virtual

  • Uso de Full Text Retrieval

  • Assinatura Eletrônica

  • EDMS (Engineering Document Management System)

• Workflow

• RIM (Records Management)

Modulo 02 - Relacionamento das tecnologias com departamentos e setores

• Construção dos relacionamentos

• Métodos possíveis de relação

• Pessoas x Licenças

 Módulo 03 – Requisitos funcionais

• Requisitos Essenciais (desclassificatórios)

• Requisitos Desejáveis (pontuáveis)

• Requisitos Informacionais

• Necessidades atuais e futuras

• Adaptando a planilha de requisitos a partir de lista de funcionalidades já prontas

• Pontuando a planilha de requisitos

 Módulo 04 – Criando o Edital

• Exigências mínimas

  • De instalações similares

  • De treinamento efetuados

  • De testes dentro da Contratante para prova de conceito

• Exigências de capacitação técnica

• Critério geral de seleção

  • Em caso de técnica e preço

  • Em caso de ser apenas preço

  • Em caso de pregão

Organizações que necessitem montar edital para aquisição de soluções compatíveis de ECM, GED e workflow e os respectivos serviços de instalação e implantação destas tecnologias de modo confiável.

Apostila com os slides apresentados, cópia eletrônica dos slides, material de apoio, modelos eletrônicos de requisitos, arquivos eletrônico de editais comentados, planilhas de seleção de tecnologias por departamento e usuários, planilha de cálculo de volume de licenças necessário, certificado de conclusão.