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Princípios
 Possui modo de gerenciamento e
visualização de documento em formato digital, seja digitalizado
(escanerizado), em processador de texto, planilha, CAD, etc. Um
banco de dados que só gerencia as informações contidas em
documentos em papel não pode ser considerado um GED;
Utiliza necessariamente computadores;
Não são sistemas restritos somente a
documentos acabados no estágio final de aprovação ou com destino
ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua necessidade,
podem controlar o documento desde a sua criação.
Atenção: você pode estar precisando
de GED!
Você
manuseia hoje muito mais documentos eletrônicos do que há cinco
anos?
Alguma
vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou
para criá-lo?
Se você respondeu de forma positiva às perguntas anteriores,
você pode estar precisando de soluções de GED.
Vamos
parar e pensar por um segundo:
Qual
é a quantidade de documentos eletrônicos (cartas, emails,
desenhos, etc.) que eu manuseava há cinco anos e quantos eu
manuseio hoje?
Trabalhando
no seu dia-a-dia, alguma vez você já perdeu um arquivo?
Alguma
vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou
para criá-lo?
Já
desistiu de procurar um documento e depois o encontrou perdido
após ter passado pelo trabalho de refazê-lo?
Já
procurou desesperadamente um documento que tinha certeza de ter
recebido há algum tempo, e ninguém sabia o seu local de
armazenamento?
É provável que você tenha respondido de forma positiva a
todas as perguntas anteriores. É normal imaginar que hoje em dia
qualquer um que trabalhe de maneira interativa com o computador
gere documentos que precisam ser gerenciados para que possam ser
recuperados no futuro.
Mas em vez de somente seus documentos, imagine milhares (ou
milhões) de documentos nesta situação, que precisam ser
gerenciados por uma forma comum de pesquisa, com segurança,
restrição de acesso e com possibilidade de compartilhar essas
informações com outros processos e sistemas.
Principais tecnologias
Document Imaging
Normalmente, ao pensar em usar uma solução de
Document Imaging, algumas premissas devem ser consideradas:
Usado normalmente para documentos prontos que não sofrerão mais
alterações;
Pensa-se normalmente em usá-lo para automatizar o arquivo ativo
da empresa, tendo assim uma tendência muito grande de trabalhar
com imagens, ou seja, documentos em papel que foram
digitalizados (escanerizados);
Procura-se de preferência formar índices de consulta no banco de
dados, coerentes com o “Plano de Arquivo” para esses documentos,
o que normalmente leva a poucos índices, facilitando o cadastro
de muitos documentos.
Como normalmente nos sistemas de Document Imaging circulam
grandes somas de dinheiro (grande número de licenças, muito
serviço de digitalização e cadastro, muito equipamento), você
pode ver em feiras sempre uma quantidade grande deste tipo de
produto.
Embora a princípio possa parecer pouca coisa criar um “Arquivo
Eletrônico”, isso já representa uma enorme ferramenta de
racionalização de trabalho de busca de documentos. Virtualmente
é como se o usuário tivesse em sua mesa, entende-se computador,
todo o arquivo da empresa, independente do fato de o arquivo
possuir 30 milhões de documentos.
Além disso, todas as boas ferramentas de GED do mercado são
customizáveis e programáveis, fazendo com que você possa
integrar essas informações de documentos a outros processos e
programas em uso dentro da empresa.
Document Management
Sob o ponto de vista do “Ciclo de Vida” de um
documento, o Document Management permite que você controle seu
documento desde o momento de sua criação até o seu respectivo
descarte.
O objetivo não é somente controlar seu “Arquivo Ativo”, mas
controlar também os documentos que ficam sobre sua mesa, em seus
processos em andamento, no seu computador, etc., ou seja, todo
documento que esteja em uso, sendo modificado, sendo
referenciado por outros documentos, etc., passará a compor o
dia-a-dia de seu trabalho.
Tende a apresentar retorno de investimento mais rápido, pois os
usuários passam a ter benefícios do uso a todo o momento do seu
trabalho, e não somente no momento em que precisar de um
documento que está no arquivo. Isso em geral leva à maior
percepção dos benefícios da implantação por parte dos
colaboradores.
É uma maneira muito interessante de racionalizar trabalho e
aumentar a produtividade da equipe.
São sistemas, via de regra, de interface com maior nível de
complexidade e normalmente implicam em maior investimento
unitário por documento gerenciado. Não podemos, no entanto,
generalizar a comparação direta de custos de implantação, pois
normalmente se trabalha em Document Management com número menor
de documentos e grupos de trabalho mais restritos, o que levará
a custos totais normalmente menores de implantação.
Não existe uma regra que defina claramente o que será mais
barato instalar, um Document Imaging ou um Document Management.
Depende de cada caso estudado.
EDMS (Engineering Document Management System)
Um Sistema de Gerenciamento de Documentos
Técnicos é aplicável, como o próprio nome já diz, a documentos
técnicos: plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas
de materiais, normas de qualidade, etc.
Essencialmente o cerne de um EDMS é um sistema de Document
Management, mas normalmente apresenta características especiais
como:
Manipular desenhos de grandes dimensões, às vezes com
mais de dois metros de comprimento;
Possuir recursos de comparar versões de documentos CAD;
Visualizar arquivos híbridos (CAD+raster);
Visualização e impressão de CAD com mais recursos;
Fazer referências entre diferentes documentos;
Criar remessas de documentos para serem enviadas a
empreiteiras ou outras empresas que manipulam projetos.
São sistemas de uso mais restrito ao pessoal que trabalha
diretamente com este tipo de documento e normalmente só eles
entendem a extensão e profundidade da real necessidade destes
itens anteriormente citados.
Se tiver que implantar um sistema para este tipo documental,
certifique-se que o sistema foi nativamente concebido para ser
um EDMS.
Image Enable
O objetivo geral deste tipo de aplicação GED é
anexar documentos a programas diversos que precisam de
documentos para complementar a informação necessária, ou seja,
disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do
qual ele faça parte.
Alguns exemplos clássicos de necessidade de Image Enable:
Especificação de produtos/serviços em módulos de compra
de sistemas integrados de gestão;
Notas fiscais em sistemas de contabilidade;
Desenhos em sistemas de manutenção e planejamento;
Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM;
Documentos de um processo numa operação de workflow.
Poderia ser listada aqui uma série de situações em que anexar um
documento complementa a informação total para se tomar uma
decisão. São muitos os casos em que este tipo de situação é
necessário. Mesmo porque os documentos dificilmente existem por
si só. Via de regra, os documentos são parte de outros processos
mais complexos e contêm somente parte da informação total.
ERM / COLD
ERM: Enterprise Report Management
COLD: Computer Output to Laser Disk ou Computer On-Line Data
Embora o termo COLD seja ainda bastante
utilizado, pouco a pouco vem sendo substituído por ERM, que
condiz com o moderno aspecto que esse sistema possui.
O objetivo deste tipo de aplicação, como o próprio nome ERM já
sugere, é gerenciar relatórios oriundos de sistemas legados da
corporação, normalmente gerados em sistemas robustos, seja em
main-frame, seja em sistemas em plataforma de sistemas
integrados de gestão. Esses relatórios podem possuir às vezes
milhares de páginas que podem ser tratadas com um único
documento, de maneira mais automatizada e de fácil consulta. Os
relatórios são preparados e indexados de forma a ter uma
aparência agradável e natural ao usuário que fará a consulta.
Aplicações típicas:
Faturas de telefone, energia elétrica, água;
Extratos bancários;
Relatórios financeiros.
Processamento de Formulários (Forms
Processing)
São tecnologias aplicáveis na captura de dados
de formulários, normalmente produzidos exclusivamente com este
fim. A partir desses formulários são colhidos dados de maneira
automática por meio de padrões de reconhecimento como OCR, ICR,
código de barras, marcas, etc. Os dados colhidos podem ser
apenas para indexação com objetivo de armazenar a imagem ou
coleta de grande volume de dados, como para formulários de
pesquisa de grande monta, como usados no censo.
O objetivo normalmente é minimizar a grande aplicação de
recursos em indexação e obtenção de dados que tradicionalmente
seria feita por digitadores, embora esta seja uma visão um pouco
simplista e didática.
Algumas aplicações típicas:
Formulários de repartições públicas;
Pedido de clientes;
Ordem de pagamento;
Documentos padronizados de Recursos Humanos;
Pesquisas e levantamentos de modo geral;
Documentos e formulários bancários;
Formulários de controle de processo.
WorfFlow
Ele é normalmente entendido como “ferramenta
que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os
e, conseqüentemente, aumentando a produtividade por meio de dois
componentes implícitos: organização e tecnologia. Workflow, do
inglês Fluxo de Trabalho, faz a informação necessária para cada
atividade percorrer o processo previamente mapeado. Workflow é
essencialmente dinâmico” (Cruz, 2000).
Pelo conceito anteriormente descrito, fica claro que o documento
não é o principal componente do workflow. O processo em
andamento é o que realmente importa. Se esse processo precisar
efetivamente de um documento, tudo bem. Mas não é uma afirmação
válida dizer que “todo processo de workflow implica
necessariamente em documentos associados”.
O workflow está normalmente associado ao GED devido à maioria
dos processos em andamento em nossas empresas precisar de
documentos. Assim sendo, é muito comum, ao implantar um workflow,
termos associada a ele uma ferramenta de GED que dê o suporte
documental necessário ao processo.
Razões de Implantação do
GED
Para o usuário e o Cliente
Redução
do tempo de processamento e manuseio do papel;
Aumento
de satisfação do usuário;
Incremento
à produtividade;
Melhoria
da satisfação com o trabalho;
Acesso
imediato e multiusuário a qualquer informação;
Melhoria
da qualidade do trabalho;
Alta
velocidade e precisão na localização de documentos;
Melhor
atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas
e instantâneas.
Para Gestão Documentação
Melhor
controle dos documentos;
Redução do espaço físico de armazenagem;
Facilidade de implementar temporalidade
documental;
Minimização de perda e extravio de
documentos.
Para Redução e Proteção dos Investimentos
Redução de custos com novos
escritórios/depósitos/equipamentos;
Proteção do patrimônio;
Eliminação de retornos;
Proteção contra processos;
Eliminação de fraudes, principalmente em
agências governamentais;
Proteção contra catástrofes que poderiam
danificar seu acervo.
Para o pessoal de TI (Tecnologia da
Informação)
Integração
com outros sistemas e tecnologias;
Facilidade
adicional para implantar empresa virtual sem limites físicos;
Disponibilidade
instantânea de documentos sem limites físicos;
Gerenciamento
e otimização do Workflow;
Maior
agilidade nas transações entre empresas;
Maior
velocidade na implementação de mudanças nos processos.
Livro de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
Segundo o Gartner, GED (Gerenciamento Eletrônico de
Documentos) é a tecnologia que provê um meio de facilmente se
armazenar, localizar e recuperar informações baseadas em
documentos e dados eletrônicos, durante todo o seu “Ciclo de
Vida”.
Estamos produzindo em nossas empresas uma quantidade
substancialmente grande de documentos via computador e possuímos
uma massa ainda maior que gostaríamos que estivesse no
computador, mas ainda está em papel.
Este livro aborda os itens relevantes à implantação desta
tecnologia que tem se firmado como prioritária nas empresas,
devido à importância óbvia de acessar as informações corretas,
no tempo certo e com a devida proteção de dados. Os tópicos
abordados são:
-Conceitos, funcionalidades e aplicações de GED
-Tipos de soluções de GED (Document Imaging, Document Management,
EDMS, ERM, Image Inable, Forms Processing)
-Especificações e dimensionamentos
-Digitalização de documentos
-Equipamentos aplicáveis
Autores: Roquemar Baldam, Rogerio Valle e Marcos Cavalcanti.
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